Contexto
La Mutualidad de la Abogacía es una entidad sin ánimo de lucro que ofrece a los profesionales del mundo del Derecho a sus familias soluciones para cubrir todas sus necesidades de previsión, ahorro e inversión.
En la continua búsqueda de ofrecer más y mejores servicios tanto a los mutualistas como a sus propios empleados, la Mutualidad desea abordar un proyecto de mejora de su infraestructura tecnológica que le permita optimizar la comunicación tanto a nivel de compañía como entre sus empleados, aportando valor añadido en toda la gestión del conocimiento y fomentando la colaboración.
Debido a la necesidad de cambios y el crecimiento dentro del grupo en los próximos años, se ve en la necesidad de implantar una intranet corporativa y un ecosistema de aplicaciones que les facilite la comunicación, la gestión del conocimiento y automatizar los procedimientos internos de la compañía.
Retos
Este proyecto plantea retos tecnológicos y humanos. Tecnológicamente se plantea el reto de la migración de la infraestructura técnica inicial, basada en repositorios de archivos descentralizados y correo on premise, a una infraestructura en la nube sin pérdida de datos ni de servicio.
Desde el punto de vista humano, se plantean los retos de adopción de las nuevas herramientas y la capacitación de los responsables de su administración. Esto hace necesaria una colaboración estrecha con los departamentos de IT, Comunicación y RRHH de la Mutualidad.
La solución
ITERIAM realiza la conceptualización, diseño y desarrollo de la intranet corporativa y gestión documental, mejorando la comunicación corporativa e interdepartamental y fomentando el trabajo colaborativo.
Esta intranet se implementa haciendo uso de diferentes soluciones de Microsoft 365, principalmente:
- SharePoint Online para el desarrollo del sitio de la intranet y los subsitios correspondientes a las distintas áreas departamentales.
- Power Automate, para la creación de flujos de aprobación de los distintos repositorios documentales.
- Power BI, para la implementación de cuadros de mando para la Dirección que faciliten la toma de decisiones de negocio.
- Microsoft Teams, para la creación de grupos de trabajo y espacios colaborativos integrados en la propia intranet.
El proyecto se divide en varias fases:
- Una primera fase para la construcción una intranet unidireccional, con contenidos orientados a la comunicación corporativa, el acceso a las aplicaciones y los repositorios documentales centralizados.
- Una segunda fase en la que se implementaron los distintos flujos de aprobación en base a los tipos documentales y procesos definidos por el área de Calidad.
- Una tercera fase en la que se incorporaron todas las opciones colaborativas y de gestión de equipos.
Esta división de fases permitirá a la Mutualidad de la Abogacía ir evolucionado su intranet hacia una red social corporativa según vayan adoptando los usuarios las diferentes herramientas y nuevas formas de trabajo, y se vayan incluyendo diferentes piezas de la solución Microsoft 365.
Resultados
La Mutualidad de la Abogacía dispone en la actualidad de una intranet muy visual, flexible y fácil de administrar, lo que les permite ser completamente autónomos y sin mantenimiento de desarrollo. Además, ha mejorado la comunicación corporativa, la colaboración interdepartamental y la gestión metodológica y documental, mejorando la productividad y el sentimiento de pertenencia de sus empleados.
